Знакомьтесь: ELMА, или Невидимый робот-помощник

Автоматикой сегодня вряд ли кого-то удивишь. Цифровые системы управления прочно вошли в нашу жизнь и стали «умными помощниками» во многих сферах. А кто их создает, как и с какой целью внедряет? Существуют ли универсальные системы управления или под конкретное предприятие их надо трансформировать? И что происходит с такими помощниками со временем? Узнаем на одном из примеров: на «Магнезите» более 2 лет работает ELMA - система управления бизнес-процессами.


Как выбрать неутомимого и умного помощника?


До момента внедрения системы в 2017 году специалисты управления информационных технологий провели большую работу по изучению функционала ВРМ-систем (BusinessProcessManagement, управление бизнес-процессами), по мониторингу опыта внедрения их на мировом и российском рынке, эффективности внедрения пилотных проектов и так далее. В итоге выбор был сделан в пользу российского продукта ELMA.


- Главной идеей внедрения системы было погружение предприятия в область управления процессами с помощью современных информационных технологий (ИТ). Выбранная BPM-система стала инструментом, который имеет большой потенциал, работает качественно и оперативно: с ним можно быстро вносить изменения в процессы и видеть результаты буквально на лету, - говорит начальник отдела информационных технологий Андрей Костюченко. - Любое взаимодействие нескольких сотрудников можно превратить в процесс, в котором будут описаны задачи, сроки и последовательность их выполнения. А в запущенном процессе можно генерировать документы, согласовывать их, подписывать и отправлять на ознакомление.

Система позволяет автоматизировать некоторые действия пользователей, увеличить скорость решения проблем, быстрее обрабатывать документы в электронном виде там, где это возможно.


Как и где это работает?


- Внедрение системы ELMA проходило в несколько этапов и началось с внутренней работы нашего управления, - продолжает Андрей Александрович. - Мы попытались протестировать весь ее функционал на рутинных процессах и по максимуму их адаптировать под наши требования (подключение пользователей к ИТ-сервисам, блокировка пользователей, переадресация прикладных сервисов). Для быстрого реагирования на критические события, связанные с работоспособностью сети, серверов и приложений, реализовали автоматическое создание различных задач, направленных на решение проблем, настроили оповещение на почтовую систему и в самой ELMA, произвели интеграцию с информационными системами предприятия: электронный документооборот (ЭДО и СБИС), обработка и анализ данных (Splunk), мониторинг виртуальных инфраструктур (VeeamOne), резервное копирование (VeeamBackup), мониторинг сети, сетевого оборудования и серверов (Zabbix).


Все реализованные в ходе «тест-драйва» системы бизнес-процессы оказались востребованными. Поэтому следующим этапом стали предложения по созданию новых проектов и автоматизации других процессов в данной системе.


Сегодня уже можно говорить об эффективном опыте: есть успешные автоматизированные и роботизированные бизнес-процессы, которые помогают облегчить трудозатраты сотрудников в разных структурах Группы Магнезит:

  • в управлении инжиниринга, проектов и производства работ это – создание проектов по рекомендациям, проведение испытаний опытных партий; создание дополнений к проектам, учет претензий;

  • на СПП и в представительствах компании в регионах (работа с рекламациями);

  • ЕКЦ (списание основных средств, документооборот с предприятиями).

Мы не случайно в самом начале сказали о потенциале «умного помощника». Специалисты управления информационных технологий не останавливаются на достигнутом: в перспективе - моделирование новых и непрерывное улучшение существующих бизнес-процессов, поскольку ELMA позволяет постоянно анализировать и улучшать процессы управления, основываясь на реальных показателях работы.


Для всех желающих автоматизировать свои процессы в подразделениях и отделах, необходимо написать служебную записку начальнику УИТ. В ней необходимо описать будущий процесс. Составить техническое задание (задачи, исполнителей, какие документы могут появляться в ходе процесса и т. д.). Назначить куратора – сотрудника, который владеет всей информацией по процессу. Совместно с ним в системе ELMA будет создаваться процесс, а на последующих этапах тестироваться и внедряться в работу.


Фото с сайта www.elma-bpm.ru

BPM (BusinessProcessManagement, управление бизнес-процессами) – это концепция процессного управления организацией, сочетающая в себе идеологию и программное обеспечение для управления бизнес-процессами. Концепция BPM рассматривает всю работу компании как набор из множества бизнес-процессов и четко отвечает на все вопросы о каждом из них (например, где и когда выполняется процесс, кто ответственный и т.д.). Внедряя концепцию процессного управления, компания преследует множество индивидуальных целей, которые связаны с видом деятельности и имеющейся проблематикой в работе. Основные плюсы ВРМ — скорость (ускорение работы и автоматизация рутинных действий), качество (четкое соблюдение правил, прозрачность процесса, мониторинг за выполнением задач, снижение риска ошибки, связанной с человеческим фактором, до минимума), гибкость (способность бизнеса быстро и эффективно реагировать на постоянные изменения рынка).