«Умный дом» для документов

С момента внедрения в работу первого прототипа системы электронного документооборота (СЭД) «Магнезиус-Документооборот» прошло 5 лет. Авторы проекта, кардинально изменившего «документальную жизнь» компании, — специалисты управления информационных технологий. Сегодня они продолжают развивать и совершенствовать свою разработку.


За прошедшее время количество модулей в СЭД постоянно увеличивалось. Сегодня пользователями системы являются не только сотрудники подразделений и представительств Группы Магнезит, но и 17 предприятий-партнеров.


До собственного проекта


На протяжении многих лет специалисты управления информационных технологий проводили постоянный мониторинг существующих СЭД, анализировали их функционал, изучали мировой и российский опыт работы. Но среди обилия программных продуктов выбрать оптимальный вариант не удалось. Помимо лицензий на рабочие места, в общую стоимость подобных проектов входят системное программное обеспечение, комплекс работ по внедрению СЭД, а также расходы на сопровождение и обновление системы.


- Одним из основных аспектов при выборе системы была возможность самостоятельной ее модификации под специфику предприятия. Также рассматривался вариант по выполнению части работ силами специалистов управления информационных технологий (УИТ): затраты на реализацию, адаптацию системы, обучение пользователей и техническое сопровождение, - говорит начальник УИТ Алексей Мошкин. - И поскольку в Группе Магнезит есть свой штат программистов, имеющих успешную практику от разработки программных продуктов до запуска в работу целых промышленных комплексов, было принято решение по разработке собственной СЭД. Основой ее концепции стало создание единой гибкой системы управления бизнес-процессами предприятия.


Проект разрабатывался на базе передовых web-технологий. Первый рабочий прототип появился в 2015 году, а в следующем - в свет вышел финальный продукт под логотипом «Магнезиус-Документооборот».


Новые возможности - в любых направлениях


- В разработанной нами системе нет глобальных отличий от существующих продуктов. Мы реализовали стандартный, наиболее востребованный в любой организации набор функций и характеристик. Таких, как конфиденциальность информации, отчетность, включая контроль исполнительской дисциплины, поиск документов, обработка входящей и исходящей корреспонденции, - продолжает Алексей Анатольевич. – В системе ЭДО удобный интуитивно понятный интерфейс, он отвечает современным требованиям к дизайну и эргономике, подстраивается под размер экрана и смену его ориентации, что гарантирует пользователям привычное комфортное управление на любом устройстве. Стоит отметить, что мы имеем полный контроль над разработкой и можем развивать систему в любых направлениях, даже не связанных с документооборотом. К примеру, недавно был разработан и введен в эксплуатацию новый модуль – «График отпусков», который позволяет целым отделам планировать отпуска с учетом замещений. Также автоматизировали процесс отправки сотрудников в командировку, произвели интеграцию с системами: кадрового учета, ERP и корпоративной почтой. Ранее ответственному лицу приходилось в ручном режиме формировать приказы и служебные записки на оплату в трех разных системах, а сейчас используется одна - СЭД, где в едином пространстве собирается информация из других систем и после завершения всех бизнес-процессов формируется электронная подпись приказа от имени генерального директора.


Необходимо отметить, что еще до начала разработки СЭД было решено использовать электронную подпись (ЭП), равнозначную собственноручной подписи. Для внутреннего корпоративного документооборота создана усиленная неквалифицированная ЭП, которая подтверждает факт формирования подписи определенным лицом и неизменность документа с момента подписания. Такая подпись действует внутри предприятия согласно регламенту, утвержденному генеральным директором. Для внешнего документооборота при сдаче электронной отчетности в контролирующие органы – ФСС, ФНС, ПФР, а также при обмене документов с муниципальными и государственными учреждениями, используется квалифицированная электронная подпись, которую могут формировать только аккредитованные удостоверяющие центры.


Онлайн издание "Магнезитовец"

Газета "Магнезитовец" была основана 16 марта 1930 года

news@magnezit.com

gazeta@magnezit.com

 

+7 (35161) 9-48-99

Напишите нам, пожалуйста, если у Вас есть важные новости, предложения, критика или комментарии.

Следите за нашими новостями

в удобном для Вас формате

Подпишитесь на нашу рассылку.

Отправляем письмо с самыми важными и интересными материалами каждый понедельник.

"Магнезитовец"

  • Аккаунт Магнезитовца
  • Аккаунт Магнезитовца
  • Аккаунт Магнезитовца
  • YouTube

Фонд "Собрание"

  • Сайт Фонда Собрание
  • Страница Фонда Собрание
  • Страница Фонда Собрание
  • Инстаграм Фонда Собрание